“Voor veel zaken, zoals rapporteren en analytics uitvoeren, is Power BI uitgebreider en effectiever dan Excel. Daarnaast presteert de software sneller met verwerking dan de klassieke Office-tool. Dat maakt Power BI alleen niet voor iedere organisatie en voor elk doel meteen de juiste keuze om te gebruiken.

Power BI wordt de gedoodverfde opvolger van Excel genoemd, maar dat is niet helemaal juist. De software richt zich, zoals de naam al doet vermoeden, vooral op business intelligence. Veel geavanceerde features uit Excel, met name de draaitabellen en andere analytische features, zijn makkelijker toe te voegen via Power BI dan in Excel. Maar Excel heeft een groot voordeel ten opzichte van Power BI en dat is dat gegevens er kunnen worden ingevoerd, terwijl Power BI een tool om te modelleren is. De twee programma’s overlappen grotendeels, maar het aanleren van Power BI is iets uitdagender, terwijl gebruikers inmiddels decennialange ervaring met Excel hebben.

Power BI voor rapportages
Excel wordt meestal ook gebruikt voor dashboarding en voor die doeleinden is Power BI in de regel meer geschikt. Voor het maken van zulke rapportages zijn een aantal stappen nodig, terwijl Power BI er juist op is ingericht om deze grafische inzichten snel te verkrijgen. Om de gegevens van een Excel-dashboard te verversen, is het noodzakelijk om alle gegevens bij te werken en vervolgens de draaitabellen te vernieuwen. In Power BI worden gegevens automatisch en realtime bijgewerkt, zodat een Power BI-dashboard altijd up-to-date is. Voor analytics van gegevens en het gebruik van geavanceerde gegevensmodellen is het duidelijk welke software geschikter is.

Power BI haalt zijn gegevens uit allerlei databronnen. In de tool koppelen gebruikers bijvoorbeeld tools als SAP of Google Analytics om de dashboards in te richten. Dat kan in principe ook in Excel, maar dat vereist meer handwerk en inrichting. Nog een reden dat het gebruik van Excel in zo’n geval omslachtiger is, is het gebrek aan de net genoemde auto-refresh. Ook voor dit doeleinde is Power BI de superieure keus. Maar wederom geldt dat dit er wel van uitgaat dat er gegevensbronnen zijn, bijvoorbeeld van het ERP-systeem of uit Excel. In Power BI zijn deze te bewerken en te modelleren, maar niet in te voeren.

Een ander voordeel van Power BI is de deelbaarheid van rapportages binnen de organisatie. Via de Power BI-app, kunnen insights snel en mooi worden weergegeven op smartphones en tablets. Deze informatie is realtime, dus is altijd helemaal up-to-date met de allerlaatste wijzigingen. De maker van de dashboards blijft altijd eigenaar en is de enige die wijzigingen kan aanbrengen. Gebruikers kunnen enkel raadplegen. De apps zijn te downloaden voor platforms op iOS, iPadOS, Android en Windows 10.

Heel verschillende leercurves
Power BI is dus niet altijd de logische optie; soms zal de voorkeur zeker naar Excel uitgaan. Voor bijvoorbeeld het weergeven van tabellen bent u beter af met Excel. Power BI is erg sterk in het presenteren van trends en inzichten, maar het beheren van tabellen is daarin juist omslachtig. Invoer is helemaal niet nodig. In Power BI zijn er verschillende data-objecten nodig om de tabel te vullen, moet een gebruiker meer stappen doorlopen en moet de tabel gedetailleerd worden opgemaakt. In Excel is het – letterlijk – een kwestie van op de knop ‘Opmaken als tabel’ klikken.

Twee manieren om tabellen op te maken
De formuletaal van Power BI is anders dan die van Excel en gebruikers zullen een andere syntaxis moeten leren. Dat heeft Microsoft gedaan omdat het in de oorspronkelijke taal bijvoorbeeld lastig is om tuples, specifieke datastructuren, te kunnen gebruiken. Dat maakt het echter wel lastiger voor iemand die hier minder in thuis is om content te maken in Power BI.

In het diepe
Bij Excel hoeven gebruikers zich vanaf het begin minder bezig te houden met de datamodellen. Bij Power BI is dat een belangrijke beginstap, dus gebruikers die de overstap willen maken, dienen gegevens op een andere manier te benaderen. Niet alle Excel-sheets die nu misschien veel worden gebruikt binnen een organisatie zijn direct klaar voor Power BI. De twee zijn naast elkaar te gebruiken, Microsoft heeft het zelfs makkelijk gemaakt om Excel-data te publiceren naar de gratis tool Power BI, zodat mensen gefaseerd kunnen overstappen en Power BI stukje bij beetje leren kennen zonder meteen in het diepe te worden gegooid.

Een ander nadeel van Power BI voor sommige Excel-deskundigen is dat het gebruikers confronteert met een volledig leeg venster, terwijl Excel opent met een nog in te vullen spreadsheet. Ook dit heeft te maken met het modelleren van data, wat een hoge prioriteit heeft in Power BI. In Excel is dat niet het geval. De software wijst zich in de basis bijna zelf en dat maakt de Office-tool toegankelijk en direct bruikbaar voor absolute beginners.

Tool voor business intelligence
Kortom, een vuistregel is dat u voor uitgebreide visuele rapportages beter af bent met Power BI als u over de data beschikt. De verwerking van grote hoeveelheden spreadsheetgegevens zijn eenvoudiger in trends weer te geven in Power BI dan als dashboard in Excel. Bovendien zijn ze in Power BI makkelijker te actualiseren, te delen binnen de organisatie, zijn externe databronnen makkelijker te koppelen en is de performance van de software stukken beter bij het crunchen van data. Voor Business Intelligence is dit duidelijk een handigere tool dan Excel, maar voor de verwerking van cijferoverzichten is Excel, mede vanwege de ruime ervaring van werknemers met de software, meestal de eerste keus.”

Bron:

• Controllers Magazine, april 2021
  https://cmweb.nl/2021/04/wanneer-is-power-bi-handiger-dan-excel/