Doeltreffende toepassing van BI bij

de Gemeente Westland

Begin 2018 is Centennium samen met de Gemeente Westland begonnen met het opzetten van een BICC (Business Intelligence Competence Centre) bij de Gemeente Westland. In eerste instantie met een team met een projectleider, DWH Ontwikkelaar, twee Cognos ontwikkelaars en een Analist. Het doel was om met een BICC de informatie voorziening van de Gemeente naar een aanzienlijk hoger niveau te tillen.

De aandacht richtte zich in eerste instantie op het Sociaal Domein. Zoals bekend is in 2015 de Wmo ingevoerd en dit heeft een flink extra takenpakket opgeleverd voor de gemeenten. De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is een wet in het kader van hulp en ondersteuning. Het doel van de wet is om burgers te helpen, zodat zij zo lang mogelijk zelfstandig thuis kunnen blijven wonen en deel kunnen nemen aan de maatschappij. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor uitvoering van de Wmo. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld diverse hulpmiddelen (rolstoelen, trapliften, ed.), huishoudelijke hulp, jeugdzorg, uitkeringen, participatie, re-integratie e.d.

De Gemeente Westland maakt hiervoor gebruik van diverse registraties voor Werk & Inkomen, Zorg, Participatie, Jeugd, etc. De rapporten leverden echter alleen losse informatie, en er ontstond een groeiende behoefte aan geïntegreerde en betrouwbare (management)informatie uit meerdere systemen.

Voor Wmo zijn in de voorbije periode de volgende informatie behoeften ingevuld:

• Een overzicht van aantallen van alle Wmo gerelateerde activiteiten en diensten.
• Inzicht in de zogenaamde Wmo multi-problematiek per client dan wel per adres.
• De jaarprognose van de kosten van de Wmo activiteiten.

Dit alles is in Cognos dashboards inzichtelijk gemaakt, met de mogelijkheid om door te klikken naar de details.

Tevens zijn ondertussen hoogwaardige dashboards gemaakt op Topdesk (een incidenten registratie systeem) en het HR systeem van de Gemeente. Dit allemaal via het centrale Datawarehouse, waarin integratie tussen de verschillende systemen plaatsvindt. En omdat ook Burgerzaken is ontsloten in het Datawarehouse geven rapportages eenduidige resultaten en inzichten die men niet uit de afzonderlijke systemen kan verkrijgen.

Tot slot: een ander doel van het project was en is nog steeds om de werkzaamheden van het BICC-team op den duur zoveel mogelijk te laten uitvoeren door eigen medewerkers van de Gemeente. Dit is ondertussen grotendeels gerealiseerd.Centennium levert zo niet alleen een waardevolle bijdrage aan de optimalisering van data- en informatiemanagement, maar zorgt er bovendien voor dat de klant uiteindelijk zélf achter het stuur zit van zijn datagedreven organisatie!

Voorbeeld van een Dashboard binnen de Gemeente Westland, met fictieve aantallen.